Mały grant
Przygotowujesz się do pisania oferty w ramach małego grantu? Pamiętaj o tych zasadach:
A. Potrzeba społeczna i zgodność zadania
Opisz potrzebę, na którą odpowiada projekt. Wskaż konkretny problem, brak lub potrzebę odbiorców oraz podstawę tej diagnozy, np. obserwacje, rozmowy, ankiety lub dostępne dane. Wyjaśnij, dlaczego proponowane działania są potrzebne.
Wykaż korzyść publiczną. Opisz, co projekt przyniesie odbiorcom lub społeczności. Jeżeli bezpośrednio wspiera organizację, jej członków lub zespół, wyjaśnij, jak przełoży się to na realizację zadania publicznego.
Dobierz właściwy zakres zadania publicznego i sprawdź zgodność ze statutem. Wybrana dziedzina powinna odpowiadać rzeczywistym działaniom, działalności statutowej organizacji oraz zadaniom samorządu, do którego kierujesz ofertę.
Wykaż lokalny lub regionalny charakter zadania. Określ obszar oddziaływania projektu i społeczność, której będzie służył. Pokaż jego związek z potrzebami mieszkańców danego terenu.
Uzasadnij celowość dotacji i poszczególnych elementów projektu. Wyjaśnij, dlaczego warto sfinansować przedsięwzięcie ze środków publicznych i jak zaplanowane aktywności służą jego celowi. Sama atrakcyjność wydarzenia lub dotychczasowe zasługi organizacji nie zastępują uzasadnienia.
B. Odbiorcy i sposób uczestnictwa
Precyzyjnie określ odbiorców. Podaj, do kogo kierujesz zadanie, przewidywaną liczbę uczestników oraz istotne cechy grupy. Jeżeli ograniczasz udział do określonych osób, uzasadnij to potrzebą społeczną i charakterem projektu.
Opisz zasady dostępu do projektu lub jego efektów. Zależnie od zadania przedstaw sposób zapisów, kwalifikowania uczestników, udzielania wsparcia albo udostępniania rezultatów. Określ limity, kryteria wyboru oraz ewentualne opłaty. Nie deklaruj powszechnej otwartości, jeżeli projekt ma uzasadnioną, określoną grupę odbiorców.
Zaplanuj odpowiedni sposób dotarcia do odbiorców. Wskaż kanały komunikacji, terminy i osoby odpowiedzialne. Dopasuj je do grupy docelowej. Rozróżnij informowanie o projekcie, rekrutację oraz działania promocyjne lub edukacyjne — uwzględniaj je w takim zakresie, jaki rzeczywiście służy zadaniu.
Wyjaśnij, jak odbiorcy skorzystają z działań i rezultatów. Opisz przebieg udziału, otrzymywane wsparcie lub sposób korzystania z powstałych materiałów, usług czy innych efektów. Jeżeli dalsze korzystanie wymaga dodatkowego kroku, wskaż go; nie zakładaj obowiązkowej kontynuacji każdego projektu.
C. Działania, rezultaty i dokumentacja
Opisz działania konkretnie. Wskaż, co zostanie wykonane, gdzie, kiedy, w jakiej formie, w jakiej skali i przez kogo. Ogólne określenia, takie jak „aktywizacja”, „edukacja” czy „integracja”, przełóż na czynności możliwe do wykonania i oceny.
Przedstaw realny harmonogram i zdolność organizacji do wykonania zadania. Uwzględnij przygotowanie, realizację i podsumowanie. Opisz potrzebne doświadczenie, osoby, zasoby i partnerów oraz sposób postępowania przy najważniejszych przewidywalnych trudnościach.
Zachowaj spójność całej oferty. Tytuł, uzasadnienie, odbiorcy, działania, terminy, rezultaty i budżet powinny opisywać ten sam projekt. Usuń sprzeczności i sprawdź, czy wszystkie deklaracje mają pokrycie w zaplanowanych działaniach.
Określ adekwatne, mierzalne i osiągalne rezultaty. Rozróżnij wykonanie działania od korzyści, którą ma ono przynieść. Dobierz wskaźniki do charakteru zadania, podaj wartości docelowe i obiecuj efekty, na które organizacja ma realny wpływ.
Zaplanuj potwierdzanie rezultatów i późniejsze sprawozdanie. Do każdego wskaźnika przypisz źródło informacji, np. listę obecności, protokół, ankietę, dokumentację wykonania lub zestawienie udzielonego wsparcia. Zbieraj dokumenty potrzebne do rozliczenia i ewentualnej kontroli. Uproszczony formularz nadal wymaga konkretnych, sprawdzalnych informacji.
D. Dostępność i finansowanie
Opisz dostępność odpowiednią do charakteru zadania. Rozpoznaj możliwe bariery w miejscu realizacji, komunikacji, materiałach i aktywnościach. Wskaż konkretne rozwiązania dla osób ze szczególnymi potrzebami, uwzględnij warunki umowy oraz potrzebne koszty. Nie ograniczaj opisu do ogólnej deklaracji dostępności.
Przygotuj przejrzysty i uzasadniony budżet. Powiąż każdy koszt z działaniem, podaj czytelną podstawę kalkulacji i rozdziel źródła finansowania. Szczególnie wyjaśnij koszty administracyjne: zakres czynności, jednostki, stawki i część przypisaną do zadania. Sprawdź poprawność sum oraz dopuszczalność wydatków.
Prawidłowo określ formę finansowania i wkład organizacji. Rozróżnij powierzenie zadania od jego wspierania. Przy wspieraniu uwzględnij wymagany wkład rzeczowy lub osobowy; zastąpienie go środkami finansowymi wymaga dopuszczenia takiej możliwości przez organ. Opisz rzeczywisty wkład i sposób jego wykorzystania.
E. Przepisy i procedura
Sprawdź przepisy właściwe dla oferty i aktualne warunki samorządu. Uwzględnij datę złożenia, przepisy przejściowe, właściwy formularz, sposób składania dokumentów oraz wymagania dotyczące podpisów i załączników. Do ofert złożonych przed 1 września 2026 r. mogą mieć zastosowanie wcześniejsze zasady.
Zweryfikuj limity dotacji i dopuszczalny okres realizacji. Według zasad obowiązujących od 1 września 2026 r. limit wynosi 20 000 zł dotacji na zadanie i 40 000 zł rocznie dla tej samej organizacji od danego organu wykonawczego samorządu w trybie art. 19a. Limit dotacji nie jest limitem całkowitego kosztu projektu. Usunięto ustawowe ograniczenie do 90 dni, ale terminy nadal muszą odpowiadać warunkom finansowania i umowy.
Złóż ofertę z odpowiednim wyprzedzeniem i uwzględnij ocenę celowości. Zaplanuj czas na ocenę, siedmiodniową publikację oferty, rozpatrzenie uwag i zawarcie umowy. Nie zakładaj automatycznego przyznania dotacji ani możliwości rozliczenia każdego wydatku poniesionego przed podpisaniem umowy.
I na koniec- nie poddawaj się! Poradzisz sobie! Jeśli masz wątpliwości skontaktuj się z nami a chętnie pomożemy.